RÈGLEMENT D’ORDRE INTÉRIEUR (ROI)

1. Identification du pouvoir organisateur

Pouvoir organisateur : ASBL Dynamix23

Objet : organisation de centres de vacances et d’activités éducatives, sportives, culturelles et ludiques.

Le présent ROI s’applique à l’ensemble des centres de vacances organisés par l’ASBL DYNAMIX 23.

Les centres de vacances sont organisés pendant les périodes de congés scolaires suivantes : vacances

d’automne, d’hiver, de détente, de printemps, d’été.

La durée habituelle d’une période d’activités est de 5 jours/semaine Les dates précises de chaque centre

de vacances sont visible sur le site internet lors de l’ouverture des inscriptions.

2. Enfants accueillis

Les centres de vacances de l’ASBL DYNAMIX 23 accueillent des enfants et des jeunes de 2,5 à 14 ans,

répartis en groupes d’âge.

• 2,5–3 ans ; 3 ans ; 4–5 ans ; 6–7 ans ; 7–9 ans ; 9–12 ans ; 12–14 ans

• Groupes mixtes (filles/garçons)

• Encadrement conforme aux normes ONE : 1/8 pour les moins de 6 ans et 1/12 pour les plus de 6 ans

3. Inscription et documents nécessaires

L’inscription est obligatoire et se fait selon les modalités communiquées par L’ASBL DYNAMIX 23

(formulaire en ligne ou inscription via le secrétariat de L’ASBL DYNAMIX 23).

Documents et informations à fournir

• Coordonnées complètes des parents/responsables légaux

• Personnes autorisées à reprendre l’enfant (si applicable)

• Informations médicales utiles (allergies, traitement, besoins spécifiques)

• Autorisation de sortie (si excursion prévue)

• Informations diverses en fonction de l’activité du stage (niveau vélo, natation, anglais, copains/

copines,…)

• Autorisation photo/vidéo (si applicable)

Objectif du ROI — Ce règlement explique le fonctionnement concret des centres de vacances de l’ASBL

DYNAMIX 23. Il vise à garantir un accueil de qualité, sécurisé et cohérent pour tous les enfants.

Attention — Si l’accueil de l’enfant nécessite des adaptations importantes (besoin spécifique), un échange

préalable avec la famille est organisé afin de garantir un accueil de qualité et sécurisé.

Participation financière, modalités de paiement et accessibilité financière

1. Tarification des centres de vacances

Le prix de participation à chaque centre de vacances est communiqué aux familles préalablement à toute

inscription et figure clairement sur les supports et la plateforme d'inscription de Dynamix 23 ASBL.

Les tarifs proposés peuvent varier en fonction de plusieurs critères, notamment :

• La nature et le type d'activités proposées (sportives, artistiques, culturelles, récréatives, etc.) ;

• La durée du stage et le nombre de journées d'activités ;

• Les éventuelles sorties, excursions ou activités organisées en collaboration avec des partenaires

extérieurs ;

• Les moyens matériels, pédagogiques et logistiques nécessaires à l'organisation des activités.

Dynamix 23 ASBL veille à proposer une offre diversifiée, comprenant différentes catégories tarifaires, afin

de répondre aux attentes et aux possibilités financières du plus grand nombre de familles.

Dans cette démarche, l'association développe également des formules de stages à prix réduit, tout en

maintenant ses exigences en matière de qualité pédagogique, de diversité des activités, de sécurité et

d'encadrement des enfants.

L'objectif est de permettre à chaque famille de trouver une formule adaptée à son budget, sans

compromettre la qualité de l'accueil et des activités proposées.

2. Modalités de paiement et confirmation de l'inscription

L'inscription à un centre de vacances est soumise aux modalités financières suivantes :

• Acompte de 50,00 € : un acompte de 50,00 € est demandé lors de l'inscription. Le paiement de

cet acompte permet de confirmer et de valider définitivement la réservation de la place de l'enfant,

sous réserve du respect des autres conditions d'inscription.

• Paiement du solde : le solde restant dû est à régler de préférence avant le premier jour du stage,

généralement le lundi, conformément aux délais précisés dans les conditions générales

d'inscription.

• Mode de paiement : les paiements sont effectués par virement bancaire sur le compte de

Dynamix 23 ASBL, dont les coordonnées sont communiquées dans la confirmation d’inscription

(BE59 0020 1774 8126).

• Communication structurée : chaque paiement doit impérativement reprendre la communication

structurée spécifique générée lors de l'inscription. Celle-ci permet d'identifier automatiquement le

paiement, de l'attribuer au bon dossier et d'assurer un suivi administratif et comptable efficace.

Les délais de paiement, les conditions d'annulation et les éventuelles modalités de remboursement sont

détaillés dans les conditions générales acceptées par les familles au moment de l'inscription.

3. Accessibilité financière et accompagnement des familles

Dynamix 23 ASBL considère que les difficultés financières ne doivent pas constituer, à elles seules, un

obstacle à la participation d'un enfant à un centre de vacances.

Consciente des réalités économiques et sociales rencontrées par certaines familles, l'association s'engage

à examiner, dans la mesure de ses possibilités, les situations particulières nécessitant un

accompagnement financier.

À cet effet, plusieurs dispositifs peuvent être envisagés :

• Échelonnement des paiements : possibilité de convenir d'un plan de paiement adapté à la

situation financière de la famille, après analyse individuelle du dossier et accord avec l'association.

• Collaboration avec les services d'aide et d'accompagnement : prise en considération des

interventions ou demandes introduites notamment par le Service de l'Aide à la Jeunesse (SAJ), le

Service de la Protection de la Jeunesse (SPJ), les CPAS ou d'autres organismes sociaux

compétents. Les documents nécessaires à l'examen du dossier doivent être transmis à

l'association.

• Collaboration avec les établissements scolaires : dans certaines situations particulières,

l'association peut travailler en concertation avec les directions d'écoles partenaires afin d'identifier

des solutions permettant à un enfant de participer aux activités.

• Aménagement exceptionnel des frais de participation : après examen individualisé, Dynamix

23 ASBL peut, dans certains cas, accorder une réduction exceptionnelle, limiter la participation

financière aux seuls frais de matériel ou autoriser une participation entièrement gratuite.

L'association ne dispose pas d'un fonds d'aide financière spécifique. Ces mesures sont donc étudiées au

cas par cas, en fonction de la situation familiale, des possibilités de l'association et des éventuels

partenariats mobilisables.

Elles ne constituent pas un droit automatique et nécessitent une validation préalable de Dynamix 23 ASBL.

4. Demandes particulières et confidentialité

Les familles rencontrant des difficultés financières sont invitées à prendre contact, en toute confidentialité,

avec le secrétariat de Dynamix 23 ASBL à l'adresse suivante :

[email protected]

Elles peuvent demander que leur situation soit examinée par le responsable de zone concerné ou par le

Manager opérationnel, Monsieur Corentin Crousse.

Chaque demande fait l'objet d'une analyse individuelle, menée avec discrétion, bienveillance et dans le

respect de la situation personnelle de la famille.

L'objectif est de rechercher, dans la mesure du possible, une solution adaptée permettant de favoriser la

participation de l'enfant aux activités, tout en tenant compte des contraintes organisationnelles et

financières de l'association.

Dynamix 23 ASBL réaffirme ainsi sa volonté de promouvoir des centres de vacances accessibles, inclusifs

et de qualité, en conciliant une politique tarifaire diversifiée, un encadrement professionnel et une attention

particulière aux réalités sociales des familles.

4. Horaires et organisation de la journée

Horaires généraux : 7h30 à 18h00

• Accueil du matin : 7h30 à 9h00

• Activités de groupe : 9h00 à 16h00

• Accueil du soir : 16h00 à 18h00

• Collation : 10h00 à 10h30

• Repas -6 ans : 11h30–12h00 | Sieste : 12h00–13h30

• Repas +6 ans : 12h00–12h30 | Pause libre encadrée : 12h30–13h30

Ces horaires peuvent être adaptés ponctuellement en fonction de la météo, d’une excursion ou d’un besoin

organisationnel, tout en respectant le rythme et le bien-être des enfants.

Les adaptations liées à la météo ne signifient pas automatiquement un repli à l’intérieur : lorsque les

conditions de sécurité le permettent, les activités extérieures restent privilégiées et peuvent être adaptées

aux conditions du jour.

5. Arrivée, accueil et départ des enfants

À l’arrivée, les enfants et parents sont accueillis par le coordinateur de centre, puis orientés vers la zone

d’accueil correspondant à l’âge de l’enfant. La présence de l’enfant est effectuée à son arrivée sur le site

soit par scan, soit manuellement via l’application du Coordinateur de site.

• L’enfant est confié à l’équipe d’animation dès son arrivée

• Des espaces d’accueil sont proposés : jeux libres, zone motrice (selon centre), espace calme (livres,

dessin)

• La séparation parent-enfant est accompagnée avec bienveillance, particulièrement chez les plus

jeunes

Départ et reprise de l’enfant.

Les enfants sont remis uniquement aux parents/responsables légaux ou aux personnes autorisées. En cas

de doute, L’ASBL DYNAMIX 23 peut demander une confirmation. Les Parents doivent être en possession

du scan/qr code d’entrée sur le site avec le nom et prénom de l’enfant. Sans ce scan (papier ou photo) le

parent peut se voir refuser l’accès au site. En cas de doute, pas de doute, le Responsable de Site prendra

les mesures adéquates et prendra contact avec les parents pour valider une reprise exceptionnelle.

Recommandation — Merci de prévenir l’équipe en cas de retard, de changement de personne autorisée ou

d’absence.

6. Repas, collations et hydratation

Les familles peuvent fournir le repas de midi de leur enfant. Selon le centre, la période de vacances et

l’organisation annoncée lors de l’inscription, une formule de repas chaud peut également être proposée. La

disponibilité, le prix éventuel et les modalités de réservation du repas chaud sont accessible aux familles

lors de l’inscription via notre site internet.

• Le repas est un temps éducatif : autonomie, respect, convivialité

• Les animateurs accompagnent les enfants pendant toute la durée du repas

• Hydratation régulière assurée et encouragée tout au long de la journée

7. Santé, médicaments et urgences

La sécurité et la santé des enfants sont prioritaires. Les familles doivent signaler toute information utile

(allergies, traitement, fragilité, etc.).

Médicaments

• Les médicaments ne sont administrés que si nécessaire et sur base d’une demande claire des parents

accompagné d’une prescription du médecin

• Les médicaments doivent être remis au coordinateur, avec posologie écrite et nom de l’enfant ainsi que

le document médical

• Aucun médicament n’est laissé en libre accès

Accidents et bobos

• En cas de petit incident : prise en charge immédiate, surveillance et information aux parents selon la

situation

• En cas d’urgence : les services de secours sont appelés et les parents sont contactés immédiatement

• Un suivi est assuré par le coordinateur

• Des protocoles clairs et détaillés sont mis en place sur l’ensemble de nos centres et sont identiques

d’un centre à un autre.

8. Hygiène, sécurité et bien-être physique

Des règles d’hygiène sont appliquées et rappelées : lavage des mains, passage aux toilettes, gestion des

déchets, propreté des espaces.

• Surveillance active et continue des enfants

• Consignes de sécurité adaptées à l’âge (déplacements, sport, extérieur)

• Adaptation des activités selon météo et fatigue

• Zones d’activités structurées et sécurisées

9. Règles de vie et climat relationnel

Les règles de vie protègent le bien-être de chacun et permettent une vie de groupe harmonieuse.

• Respect de soi et des autres (pas de moqueries, violences, humiliations)

• Respect du matériel et des locaux

• Respect des consignes de sécurité

• Respect du cadre : écouter les consignes et les transitions

En cas de difficulté (non-respect du cadre).

L’équipe privilégie une démarche éducative : expliquer, apaiser, accompagner, rechercher une réparation

et soutenir l’enfant à revenir dans le cadre.

• Rappel calme et explicite de la règle

• Temps de retour au calme si nécessaire

• Accompagnement vers une solution ou une réparation

• Appui du coordinateur si la situation se répète

• Contact avec les parents si besoin

L’ASBL DYNAMIX 23 invite chacun des enfants en stage à ne pas utiliser son smartphone afin de

privilégier les contacts sociaux entre pairs et nous invitons les parents à garantir cette règle de vie

commune et de socialisation.

10. Activités, sorties et excursions

Les activités sont proposées en fonction de l’âge et des besoins des enfants : sport, art, nature/sciences,

loisirs, excursions.

Lors des sorties : un briefing est donné, des règles sont expliquées, les comptages sont réguliers et

l’encadrement est renforcé si nécessaire.

Chaque sortie d’un enfant en dehors du centre de vacance oblige le port de chasuble fluo rose avec les

coordonnées du centre en cas d’enfant Perdu ? (photo)

Exemple — Avant une excursion, l’équipe définit des groupes repères, répète les consignes simples (rester

avec son groupe, écouter le signal), porte une chasuble de l’ASBL DYNAMIX 23 et prévoit un point de

rassemblement clair.

Les activités proposées constituent des supports de jeu, de découverte, de créativité, de mouvement et de

vie collective. Elles ne sont pas organisées dans une logique de performance ou d’acquisition obligatoire

de compétences.

L’enfant peut exprimer son souhait de ne pas participer momentanément à une activité. Dans la mesure où

la sécurité et l’organisation du groupe le permettent, une alternative accessible lui est proposée (jeu calme,

lecture, dessin, construction, observation ou autre activité adaptée). L’enfant peut ensuite rejoindre l’activité

s’il le souhaite.

L’équipe veille également à maintenir un véritable « esprit vacances » en variant les propositions, en

investissant les espaces extérieurs et, lorsque cela est possible, en utilisant les ressources du quartier ou

en organisant des sorties.

11. Objets personnels, vêtements et matériel

Les enfants doivent venir avec :

• un repas de midi + une gourde

• une collation pour le matin + une collation pour l’après-midi

• des vêtements adaptés à la météo (pluie/soleil)

• des vêtements de rechange pour les plus jeunes si nécessaire

• du matériel spécifique si demandé (communiqué avant la semaine)

L’ASBL DYNAMIX 23 décline toute responsabilité en cas de perte/vol d’objets de valeur (jeux

électroniques, bijoux, etc.).

Si la formule de repas chaud est disponible sur un centre donné, l’information communiquée aux familles

précisera qu’il n’est pas nécessaire d’apporter un repas de midi pour les enfants ayant réservé cette

formule.

12. Communication avec les parents

Avant le stage : les informations pratiques (horaires, programme, excursions) sont transmises par mail au

parent responsable.

Pendant le stage : les parents peuvent s’adresser au coordinateur ou à l’animateur référent ou encore au

secrétariat (email & téléphone)

En cas de difficulté : le dialogue est privilégié sur place, et les parents sont contactés si nécessaire.

Les informations communiquées avant l’inscription ou avant le début du centre reprennent également,

selon la situation, le prix, les modalités de paiement, les possibilités de repas chaud, le matériel nécessaire

et les éventuelles sorties, afin que les informations destinées aux familles soient cohérentes avec le

présent ROI.

13. Inclusion et égalité

L’ASBL DYNAMIX 23 s’oppose à toute forme de discrimination. Nous favorisons la mixité, l’égalité et le

respect des différences.

• Activités adaptables selon le niveau, le rythme ou les besoins

• Valorisation de chaque enfant et de ses progrès

• Langage respectueux et inclusif

14. Photos, données et respect de la vie privée

Des photos/vidéos peuvent être prises dans le cadre des activités, uniquement selon les autorisations

signées données par les parents en amont du stage.

Les données personnelles sont utilisées uniquement pour l’organisation de l’accueil et conformément au

respect de la vie privée.

15. Assurance

Les activités sont organisées dans un cadre assuré. En cas d’accident, les démarches nécessaires sont

enclenchées par le coordinateur en lien avec les parents et le bureau pour un suivi optimal.

Pour un gain de temps, les déclaration sont envoyée numériquement sous les 24 heures depuis la

plateforme de notre organisme assureur.

Le centre de vacances est couvert par les assurances obligatoires prévues pour l’agrément,

comprenant :

• la responsabilité civile de l’organisateur ;

• la responsabilité civile personnelle des enfants et des jeunes participant aux activités du centre de

vacances ;

• le dommage corporel causé aux enfants pris en charge, qu’il résulte du fait d’autres enfants participant

au centre de vacances ou d’un événement ne donnant pas lieu à responsabilité.

Assureur : ETHIAS Assurance

Numéros de police : 07/020 - 45.407.456 - K68469

16. Situations exceptionnelles et continuité de l’accueil

L’ASBL DYNAMIX 23 souhaite accueillir chaque enfant dans de bonnes conditions. Dans des situations

exceptionnelles où la sécurité et/ou le bien-être du groupe ne peut plus être garanti, une concertation est

menée avec la famille afin de construire une solution adaptée.

17. Remarques, retours et améliorations continues

Les retours des parents sont les bienvenus. Ils permettent d’améliorer les pratiques et la qualité de

l’accueil.

• Sur place : échange avec le coordinateur

• Après la semaine : retour via sondage ou mail

• En cas de besoin : rendez-vous avec un Responsable de Zone

18. Acceptation du règlement

Par l’inscription, les parents/responsables légaux déclarent avoir pris connaissance du présent ROI et

s’engagent à le respecter.

19. Pyramides D23 asbl

Au sein de Dynamix 23 ASBL, nous utilisons une pyramide des 7 commandements qui sert de repère

commun et rappelle les droits et devoirs de chacun: de l’animateur au responsable de site, du responsable

de zone jusqu’aux directeurs de l’ASBL.

Une partie de ces engagements est reprise sur une pyramide en dibond, également imprimée en 3D,

installée sur tous nos lieux de stage à l’endroit de l’accueil, à proximité du responsable (toujours visible), et

juste à côté de nos flags d’accueil à l’effigie de l’ASBL. Elle agit comme un rappel clair des bonnes

conduites et des bonnes manières, et souligne que parents, enfants et Dynamix ont un rôle commun à

jouer pour que tout se passe bien.

Concrètement, ces pyramides (placées comme les drapeaux, avec le nouveau logo, et positionnées à côté

d’un flag Dynamix 23) mesurent environ 2 mètres de haut, avec une base d’environ 60 cm qui se resserre

jusqu’à 30 cm au sommet (selon le modèle « Action Sports »). Elles présentent trois faces:

Côté enfant

• C’est les vacances, je suis là pour passer un bon moment en vie de groupe.

• Je ne me mets pas en danger, ni les autres.

• Je respecte les autres enfants et les adultes qui veillent sur moi.

• J’ai le droit de dire STOP si je ne suis pas à l’aise.

• Je suis responsable de mes affaires.

Côté parent

• Je m’annonce auprès du responsable, toujours visible.

• En cas de souci, je communique avec le coordinateur du centre.

• Je respecte les règles et les horaires du stage.

• J’échange de manière constructive si nécessaire.

• J’utilise les dispositifs de sécurité mis en place.

Côté Dynamix 23 asbl

• Nous veillons à la sécurité et au respect de vos enfants.

• Nous sommes à l’écoute en cas de besoin.

• Nous restons proactifs.

• Nous communiquons un maximum d’informations.

• Nous sommes bienveillants avec les petits comme avec les grands

Important — Toute décision se prend en concertation et vise avant tout l’intérêt de l’enfant et du groupe.